Yhteiskunnan digitalisoituminen näkyy hankintatoimessa

Yhteiskunnan digitalisoituminen ja toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset on huomioitu yhtiön strategiassa, jossa on useita sähköisen hankintatoimen kehittämiseen tähtääviä kokonaisuuksia.

Yhteishankintayksikön toimintaan liittyvä digitalisoituminen konkretisoituu asiakkaille ja sopimustoimittajille tarjottavan lisääntyvän sähköisen palvelutarjonnan myötä. Tavoitteena on palvella asiakkaita ja toimittajia mahdollisimman tehokkaasti ja sujuvasti, ja siksi palveluja on siirretty yhä enemmän verkkoon.

Vuoden 2014 lopulla käyttöönotettu uusi verkkopalvelu tehostaa asiakkaiden hankintatoimea tarjoamalla heille enemmän tietoa ja helpottamalla esimerkiksi puitejärjestelyjen liittymisilmoitusten tekemistä. Laaja verkkopalvelu-uudistus saatiin lopulliseen päätökseen helmikuussa 2015, kun yhtiön sopimustoimittajille suunnattu extranet-sivusto sulautettiin uuteen hansel.fi-verkkopalveluun.

Asiakkaille ja toimittajille suunnattujen verkkopalvelujen kehittämistä jatketaan; tavoitteena on entistä parempi palvelutaso sekä asiakas- ja toimittajatyytyväisyys. Asiakkaille tarjotaan myös jatkossa henkilökohtaista palvelua asiakaspalvelun ja asiakkuuspäälliköiden toimesta.

Tehokkaampaa hankintatoimea

Hankintojen tekeminen on usein raskas ja aikaa vievä prosessi. Erilaisten sähköisten hankintaratkaisujen avulla voidaan keventää hallinnollista rasitetta, yksinkertaistaa tarjousmenettelyjä ja puitejärjestelyjen käyttöä sekä lisätä hankintaprosessin läpinäkyvyyttä.

Valtion hankintatoimea tehostavan sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto on Hanselissa tärkeä strategialähtöinen hanke. Kilpailutusten yhteydessä on myös käytetty sähköistä huutokauppaa ja kokemukset niistä ovat olleet hyviä.

Tutkimukset osoittavat, että erityisesti pk-yritykset hyötyvät sähköisistä hankinnoista. Pk-yritysten osallistuminen julkiseen hankintamenettelyyn on yleisesti ottaen lisääntynyt sähköisten hankintojen käyttöönoton seurauksena2.

Hankintojen asiantuntijapalvelujen kautta voidaan myös tehostaa hankintatoimea hyödyntämällä asiantuntijoiden laaja-alaista kilpailutusosaamista, valmiita mallipohjia ja toimivia prosesseja.

Kohti sähköistä kilpailuttamista

Uusi hankintalaki edellyttää julkisten hankintojen kilpailuttamista sähköisesti. Taustalla on hankintadirektiivi ja Euroopan komission sähköisiä hankintoja koskeva strategia, jossa tavoitteena on siirtyä sähköisiin hankintamenettelyihin vuoden 2016 aikana. Käytännössä tämä tarkoittaa sähköisten ilmoitusten, tarjouspyyntöjen ja tarjousten käyttöönottoa.

Sähköisen kilpailutusratkaisun puitejärjestely on voimassa 2015–2023. Sen kautta asiakkaat saavat käyttöönsä Hanselin hallinnoiman kilpailutusjärjestelmän. Automaattisessa hankintamenettelyssä kaikki vaiheet ilmoittamisesta maksamiseen toteutetaan sähköisesti. Verkkopalvelu on saatavilla osoitteessa hanki-palvelu.fi.

Järjestelmän tietoturvallisuus on auditoitu Viestintäviraston ohjauksessa, ja Viestintävirasto antoi hyväksyntänsä tammikuussa 2016. Tämän jälkeen käynnistyi ratkaisun laajempi käyttöönotto.

Hyötyjä asiakkaille ja toimittajille

Sähköinen hankintamenettely tuo tehokkuusetuja julkiselle sektorille. Lisäksi se edesauttaa eurooppalaisten yritysten ja erityisesti pk-yritysten mahdollisuuksia hyödyntää digitaalisten sisämarkkinoiden tarjoamia etuja.

Todelliset hyödyt realisoituvat, kun tarjouspyynnöt ja tarjoukset pystytään tekemään sähköisesti rakenteisessa muodossa, jolloin kerran syötettyä tietoa voidaan käyttää uudelleen. Tämä nopeuttaa tarjousten avaamista, arvioimista ja hankintapäätösten tekemistä merkittävästi.

Hansel ja sopimustoimittaja tarjoavat kattavan koulutuksen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Erilaiset infotilaisuudet, käyttäjäpäivät ja kehitysryhmät tukevat sähköisen kilpailutusratkaisun käyttämistä ja kehittämistä.

2Euroopan komission tiedonanto Euroopan parlamentille, Euroopan neuvostolle, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle: Täysin sähköisten hankintojen käyttöönotto julkishallinnon nykyaikaistamiseksi, 26.6.2013.